Come organizzare viaggi di gruppo (e rimanere amici)
Pensate di fare viaggio con un gruppo di persone? Certo, l’idea può essere allettante, ma non sempre semplice. I problemi non riguardano solo l’organizzazione pratica, ma anche mettere assieme tante esigenze, aspettative, gusti, etc.
Insomma, anche se si hanno amicizie affiatate, spesso si possono creare nei viaggi di gruppo dei momenti di lite che rischiano di turbare l’intera vacanza.
Alcuni suggerimenti, trucchi e strumenti possono aiutarvi a pianificare la vostra vacanza in gruppo, consentendo a tutti di concentrarsi sul divertimento e non su problemi logistici.
In questo articolo, noi di Traveltherapists vi diamo alcuni consigli su come organizzare viaggi di gruppo (e rimanere amici).
Dalle feste di addio al celibato alle riunioni di famiglia, i viaggi di gruppo sono occasioni per esplorare il mondo con le persone che amate, ma non solo.
Hanno anche il potenziale per realizzare veri e propri disastri: dalla pianificazione al processo decisionale, dall’alloggio al budget finanziario, si crea un coro di voci, idee e opinioni che diciamocelo, spesso solo in apparenza non è portatore di problemi.
Già perché non tutte le persone sono in grado di parlare apertamente o schiettamente e nella maggior parte dei casi, si possono creare tensioni e non detti.
Quanto inutile stress! Abbiamo raccolto suggerimenti, trucchi e strumenti per aiutarvi a pianificare la vostra prossima vacanza in gruppo, nella speranza che tutti possano concentrarsi sul divertimento e non sulla logistica.
Comprendete la dinamica del vostro gruppo
Il primo passo per pianificare un viaggio di successo: assicurarsi che i viaggiatori andranno d’accordo insieme.
È un gruppo di amici? Si tratta di un paio di famiglie che viaggiano insieme? È un viaggio multi-generazionale con una fascia di età elevata?
Insomma, le persone che viaggeranno assieme hanno un terreno comune sul quale seminare un’interazione positiva?
Tutti questi fattori entrano in gioco assieme al livello di attività, le zone di comfort e la gestione degli spazi comuni.
Anche comprendere i singoli ruoli all’interno del gruppo è importante.
La personalità di alcuni, sarà più prorompente di altri, quindi è probabile che emergerà un leader naturale.
Anche parlarne con leggerezza, magari facendo battute, è un’opportunità per anticipare e svelare potenziali situazioni di attrito.
Le dinamiche di gruppo possono svolgere un ruolo importante nel determinare dove alloggiare.
Per esempio, le famiglie potrebbero preferire la comodità e le strutture di un hotel o resort.
Grandi gruppi di amici potrebbero scegliere di cercare tra i siti di noleggio di case come Airbnb.
Una buona idea è quella di creare una lista dei desideri condivisa e di invitare i membri del gruppo ad aggiungere nuove idee alla lista e di votare i preferiti.
Cercate di capire ciò che è più importante per il gruppo quando si tratta di scegliere un alloggio.
Cos’è più importante per il vostro gruppo? Una piscina? Una cucina ben fornita?
E riguardo alla posizione? In pieno centro città o nella rilassante campagna?
Accanto al mare o verso le colline? Una volta che avete individuato questo,
filtrate la ricerca di conseguenza.
Le app condivise sono fondamentali
Una volta deciso il gruppo, utilizzate la tecnologia per individuare le date.
Parlatevi tramite app di messaggistica, riguardo a possibili date di viaggio, quindi votate le opzioni preferite.
I fogli di Google accessibili al gruppo, sono utili per organizzare le opzioni per destinazione, abitazione e tutte le informazioni utili da condividere.
Triplt: Travel Planner
Oltre al foglio di calcolo, TripIt è un’app per la creazione di itinerari che vi consente di raccogliere i dettagli di voli, hotel, noleggio auto e altro in un itinerario principale.
Inoltre, la funzione Inner Circle dell’app, vi consente di condividere l’itinerario con gli altri membri del gruppo.
Il logo di Triplt. Fonte: Google
WhatsApp, Facebook, Instagram and Co.
Altri modi di comunicare, al di là di catene di posta elettronica, potrebbero essere: creare un gruppo privato Facebook o WhatsApp per inviare messaggi sia durante la pianificazione che durante il viaggio.
Con Google Documenti si può creare un file condiviso di eventi e suggerimenti ed altre informazioni vitali.
E, se avete intenzione di usare Instagram per i vostri viaggi, un divertente hashtag di gruppo, è un bel modo per tenere traccia dei ricordi.
Tracciare le spese
Tracciare le spese è fattibile tramite foglio di calcolo, ma richiede ancora una discreta quantità di lavoro per dividere correttamente le azioni e capire chi deve cosa.
Splittr e Splitwise sono popolari app gratuite per dispositivi mobili per il monitoraggio, la ripartizione delle spese e il bilanciamento delle spese, disponibili offline e in più valute.
Splitwise è stato originariamente creato pensando ai compagni di stanza, ma si traduce nello spazio di viaggio.
L’opzione di Uber Events, permette di risparmiare sulle corse che riguardano diverse persone.
Uber Events vi consente di impostare un codice per coprire il trasporto di un gruppo, con opzioni per personalizzare intervallo di tempo, la posizione e il raggio di raccolta (un’opzione perfetta per matrimoni e riunioni di famiglia).
Cercare offerte per gruppi
Indagare sulle offerte di gruppo può richiedere più tempo, ma la ricerca può farvi risparmiare davvero tanto.
Alcune compagnie aeree nazionali offrono vantaggi per i gruppi che prenotano insieme, comprese tariffe scontate e opzioni di biglietteria flessibile.
Marzia con amiche giapponesi a Tokyo
Non siete certi di farcela? Rivolgetevi ai professionisti
Il numero di opzioni durante la pianificazione di un viaggio può essere travolgente e farvi davvero esaurire. Non sentitevi sconfitti.
Uno dei trend di viaggio attuali, è il ritorno agli agenti di viaggio ed ai consulenti.
Un recente rapporto dell’agenzia di marketing MMGY Global (la più grande al mondo che si occupa di viaggi e turismo), ha rilevato che un numero crescente di persone, in particolare i millennials con famiglia, hanno spesso utilizzato gli agenti di viaggio per la pianificazione dei viaggi durante il 2018 e il 2019.
In una marea di opzioni, i professionisti possono aiutare la scrematura e togliere molto dello stress organizzativo, in cambio di una percentuale esigua.
Speriamo di avervi dato utili suggerimenti per organizzare viaggi di gruppo e soprattutto, per evitare i conflitti durante i vostri meritati giorni di vacanza.
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